Как платить суточные в командировке

© moodboard / Фотобанк 123RF.com

По трудовому законодательству суточные – это дополнительные расходы сотрудников, которых работодатель направил в служебные поездки. Обычно их оплачивают командированным, а также курьерам, менеджерам по продажам, страховым агентам, торговым представителям, почтальонам. Другими словами, всем, чья работа связана с постоянными разъездами. Напомним, для этой категории работников совсем недавно произошли приятные изменения. С 2025 года увеличили до 3500 руб. необлагаемый НДФЛ лимит по "заграничным" суточным. 

В этой статье мы расскажем, как рассчитать компенсацию сотруднику в случае командировки, какие периоды поездки точно придется оплатить и чем чревата компаниям задержка таких выплат. 

 

Убедитесь, что работник имеет право на суточные

Согласно ст. 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работникам:

• расходы по проезду и найму жилого помещения;
• дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)¹.;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Здесь для начала важно понять, какие поездки работников необходимо причислять к командировкам. Место постоянной работы (адрес нахождения компании или ее структурного подразделения) закреплено в трудовом договоре. Если работодатель издает письменный приказ о том, что сотрудник должен поехать в другое место, отличающееся от его постоянной работы, чтобы выполнить там конкретное задание в течение определенного срока, это командировка. Даже если в этом месте находится обособленное подразделение компании-работодателя, все равно поездка считается командировкой (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, далее – Положение о служебных командировках). Например, если менеджер банка, расположенного в Нижнем Новгороде, едет по поручению работодателя на совещание к своим коллегам из самарского офиса, это тоже командировка.

Аналогичные обязанности работодателя по оплате расходов в связи со служебными поездками предусмотрены и в отношении сотрудников с разъездным характером работы или чья постоянная работа осуществляется в пути². В законодательстве нет четких определений данных понятий. Однако Роструд в своих разъяснениях указывал, что в качестве разъездной работы нужно понимать трудовую функцию, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному населенному пункту или между несколькими. При этом поездки должны носить постоянный характер. В свою очередь, к работе в пути следует относить ту, при которой трудовая функция выполняется в процессе движения какого-либо транспортного средства. Это, например, может быть работа пилота или проводника. Курьер же, развозящий пиццу по городу, напротив, считается разъездным сотрудником. 

Если для выполнения задач необходимо переехать в другую местность на неопределенный срок, то это не командировка и не разъездная работа. К примеру, посол России в другой стране не является командированным, поскольку живет и работает за пределами нашей страны на постоянной основе. В этом случае суточные ему платить не нужно.

Издайте приказ о направлении работника в командировку

Данный документ будет основанием для выполнения служебного задания и выплаты суточных.

В случае сотрудников с разъездным характером работы или тех, кто трудится в пути, дополнительных оснований (приказов и пр.) для выплаты суточных не требуется. Достаточно того, что в трудовом договоре отражены данные условия работы.

Определите, какие суммы полагаются сотруднику

В случае командировки

Выплаты состоят из нескольких частей.

1) Работник за все время командировки получает средний заработок.

Чтобы правильно его рассчитать, нужно ознакомиться с требованиями Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Для расчета сначала потребуется вычислить средний дневной заработок. Это делают так: сумму большинства выплат, полученных работником за определенный период (обычно за год), делят на количество отработанных дней. Речь идет именно о "большинстве" выплат, а не обо всех, поскольку некоторые из них в этот расчет не включаются. Так, при исчислении среднего дневного заработка не нужно учитывать оплату:

• за время болезни и декретного отпуска;
• периодов, когда работник не работал, но средний заработок ему все равно платили;
• времени простоя или забастовки, а также иных периодов, когда работник не работал, но деньги он получал;
• за дополнительные выходные, предоставленные работнику по закону.

Вычислив средний дневной заработок, нужно умножить его на количество дней, на которые работник уезжал в командировку. Это и будет тот самый средний заработок, какой нужно заплатить командированному сотруднику вместо зарплаты.

Важно! Средний заработок выплачивается командированному работнику только за рабочие дни в соответствии с его режимом по месту постоянной работы. Выходные и праздничные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а трудился, должны оплачиваться в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

2) Сотруднику нужно оплатить командировочные расходы и суточные.

Под командировочными обычно подразумеваются траты на проживание в поездке и на проезд. Отличительная особенность таких расходов в том, что их оплачивают в той сумме, которая подтверждается соответствующими документами (например, квитанцией об оплате услуг гостиницы, авиабилетами и проч.) Ни больше и ни меньше. Изначально сотруднику выдают аванс с учетом приблизительно подсчитанных предстоящих трат. Но окончательный расчет состоится только после того, как работник вернется и представит в бухгалтерию подтверждающие документы. Если выяснится, что командированный потратил меньше, чем ему выдали перед поездкой, то разницу он должен будет вернуть. Если же, наоборот, окажется, что работник не уложился в выданную ему сумму, то компании придется компенсировать расходы (если они были обоснованы).

Работнику, отправляющемуся в поездку со служебным заданием, также положены суточные. Это компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне дома (п. 10 Положения о служебных командировках). Отсюда следует, что при командировках в места, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются.

3) У работника могут быть иные дополнительные траты.

При направлении в заграничную командировку сотруднику необходимо дополнительно возместить:

• расходы на оформление загранпаспорта, визы;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта и др.

При разъездном характере работы

Выплаты, на которые могут рассчитывать такие работники, перечислены в ст. 168.1 ТК РФ. Как и у командированных, это расходы на проезд и жилье, иные траты, которые сотрудник произвел по согласованию с работодателем, а также дополнительные расходы, понесенные в связи с проживанием вне места постоянного жительства. К последним и относятся суточные.

Конкретные размеры, порядок возмещения расходов и список должностей в данном случае устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Они могут также быть указаны и в трудовом договоре.

Посчитайте количество дней для выплаты

Суточные платят за все дни, которые работник провел в командировке, независимо от того, выполнял ли он свои должностные обязанности или нет, были ли это выходные, праздники или будни, оформил ли он больничный или был здоров (п. 11 и 25 Положения о служебных командировках). Что же касается разъездного работника, то здесь есть некоторые особенности. Если такой сотрудник оформил больничный и не вышел на работу, суточные ему не положены. Когда он заболел, находясь в пути, то суточные ему нужно заплатить, даже если фактически он работать во время болезни не будет.

Полное количество дней, проведенных командированным в поездке, обычно подсчитывается по билетам. Причем даже если, к примеру, поезд работника тронулся в путь 14 мая в 23:59, то за этот день, 14 мая, суточные уже нужно заплатить, поскольку он считается первым днем командировки. То же самое со временем прибытия: если самолет прилетел 23 апреля в 00:01, то последним днем командировки считается 23 апреля, и работник получит за него суточные. Если сотрудник к месту командировки или обратно ехал целый день, то за этот день ему тоже нужно заплатить суточные. Даже если фактически в дороге он был занят чтением книги или разглядыванием пейзажей, а не выполнением своей трудовой функции. Если в пути произошла вынужденная задержка (самолет опоздал или рейс отменили), в результате чего продолжительность командировки увеличилась, за дополнительные дни суточные тоже нужно заплатить (абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках).

Если командировка не очень далекая и работник успевает в тот же день вернуться домой, суточные ему не положены. А вот стоит ли возвращаться, насколько это удобно и целесообразно, – эти вопросы решаются работодателем с учетом конкретных обстоятельств.

Применительно к разъездным работникам все приблизительно так же. Даже если работа позволяет разъезднику вернуться вечером домой, это не отменяет разъездной характер работы. Но суточные ему при этом не выплатят (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 24 мая 2022 г. № 33-5734/2022).

Выберите валюту и сделайте расчет

Суммы суточных и валюта, в которой их нужно заплатить, различаются в зависимости от того, где проходит командировка (п. 17, 18 Положения о служебных командировках) или разъездная работа. Если во время деловой поездки работник не выезжает за пределы РФ, он получает установленную сумму для командировок внутри страны в рублях. Если же он пересекает границу, то получает сумму, определенную для заграничных командировок, в той валюте, какая действует в стране назначения.

При поездках за рубеж дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при возвращении на родину, наоборот, дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. При этом день пересечения границы определяется по отметкам пограничных органов в паспорте либо по билетам (если государство въезда не ставит соответствующей отметки). 

По общему правилу работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных.

В случае разъездного характера работы размер суточных должен быть предусмотрен в коллективном договоре, локальном акте компании или трудовом договоре. Его просто необходимо умножить на дни, за которые положена компенсация. 

Произведите оплату сотруднику

В соответствии с п. 10 Положения о служебных командировках суточные работнику выплачиваются авансом, т. е. до отъезда. Главное отличие суточных от командировочных и прочих расходов в том, что подтверждать их размер работнику не нужно. Подтвердить продолжительность командировки (как мы выше уже разобрали) – да, надо, а то, на что и в каком размере были потрачены суточные, – нет. Корректировка выплаченной суммы возможна в том случае, если работник в командировку по каким-то причинам так и не поехал или срок его нахождения там увеличился или уменьшился.

Положение о служебных командировках детально расписывает порядок выплаты суточных. Однако относительно организации труда работников разъездного характера такого же подробного нормативного акта на данный момент не разработано. Конкретный срок и порядок, когда нужно платить суточные разъездному работнику, определяются в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Отчитываться о расходовании этих средств также дополнительно не требуется, сотруднику достаточно предоставить документы, подтверждающие сам факт совершения поездки с проживанием вне места постоянного жительства. 

Выплата суточных работникам, которые имеют разъездной характер, является обязательной. Роструд отмечал, что за несвоевременную выплату работодателю придется платить компенсацию согласно ст. 236 ТК РФ.

Сверьте количество запланированных дней командировки с фактическими

По возвращении работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы, из которых будет видно, сколько реально дней он провел в поездке. Если количество дней не совпадет, то нужно будет пересчитать суточные с учетом новых данных.

Уплатите НДФЛ и страховые взносы с суточных

Напомним, размер суточных работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Но есть важный момент. Если данная сумма будет больше установленного ст. 217 Налогового кодекса предела, то с превышения потребуется заплатить НДФЛ. В 2025 году размер суточных, с которого не нужно платить налог, составляет:

• 700 руб. в сутки, если речь идет о командировке по России;
• 2500 руб. в сутки, если работник направляется в заграничную командировку;
• а также с суточных в размерах, установленных актом Президента РФ и Правительства РФ, за нахождение в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

Важно! Суточные в иностранной валюте в пределах сумм, равных 2500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не облагаются НДФЛ независимо от налогового статуса их получателя (письмо ФНС России от 15 марта 2016 г. № ОА-4-17/4241@).

В целях налогообложения НДФЛ суточные не требуют документального подтверждения их использования. При расчете налога днем фактического получения дохода будет считаться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Срок уплаты будет стандартным, т. е. в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ.

Для работников с разъездным характером работы необлагаемые лимиты составляют:

• 700 руб. за каждый день работы (нахождения в пути) на территории России;
• 3500 руб. за каждый день работы (нахождения в пути) за пределами РФ.

Для уплаты страховых взносов действуют те же правила, за исключением взносов на травматизм. Их с суточных платить не надо независимо от суммы.

Не забудьте учесть расходы на суточные при расчете налога на прибыль

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организации могут брать в расчет в целях налогообложения прибыли всю сумму суточных в размере, предусмотренном коллективным договором или локальным нормативным актом. Суточные учитываются в составе командировочных расходов и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Включите расходы на суточные в расчеты налога по УСН с объектом "доходы минус расходы"

Налогоплательщики могут использовать указанные затраты в размере, указанном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. При этом как и другие командировочные расходы они будут учитываться, если экономически обоснованы, документально подтверждены и производились в целях дальнейшего получения дохода. Суточными также называют еще саму компенсацию таких затрат. 

_____________________________

¹ Суточными еще называют саму компенсацию таких дополнительных затрат. 
² На суточные могут также рассчитывать сотрудники, работающие в полевых условиях или участвующие в работах экспедиционного характера.